ANNONCE
Et event begynder overraskende ofte med de forkerte spørgsmål.
Hvor skal det holdes? Skal der være livemusik? Hvad skal gæsterne spise? Hvordan skal scenen se ud?
Alle spørgsmålene bliver relevante på et tidspunkt, men ingen af dem fortæller, hvorfor virksomheden overhovedet samler menneskene i lokalet. Skal medarbejderne forstå en ny strategi? Skal kunder styrke relationen til virksomheden? Skal en konference skabe videndeling, eller skal et arrangement først og fremmest markere en milepæl?
Før man involverer et eventbureau, er det derfor værd at kunne beskrive den ønskede effekt med nogle få præcise sætninger. Det giver bureauet noget langt mere brugbart at arbejde ud fra end en ønskeliste med lokationer, dekorationer og underholdning.
Event Republic beskriver selv sin arbejdsform som strategisk og fremhæver, at processen begynder med analyse og spørgsmål til virksomhedens problemstilling, før selve eventet formes. Bureauet arbejder derefter med blandt andet konceptudvikling, logistik, projektledelse og eksekvering.
Et stærkt eventbrief beskriver forandringen hos deltageren
Forestil dig to virksomheder, der begge skal holde en konference for 400 medarbejdere.
Den ene skriver i sit brief: “Vi ønsker en inspirerende dag med god energi.”
Den anden skriver: “Når deltagerne går hjem, skal de kunne forklare de tre vigtigste ændringer i vores nye strategi og vide, hvad ændringerne betyder for deres egen afdeling.”
Det andet brief giver langt mere retning.
Pludselig kan program, scenografi, oplæg, pauser og deltageraktivering vurderes ud fra samme spørgsmål: Hjælper dette deltagerne med at forstå og huske strategien?
Det betyder ikke, at alt skal måles ned til sidste applaus. Nogle arrangementer skal først og fremmest skabe glæde, fællesskab eller anerkendelse. Også dét er et legitimt mål – hvis det bliver formuleret tydeligt.
Et brugbart brief kan blandt andet svare på:
- Hvem deltager, og hvad ved de allerede?
- Hvorfor samler virksomheden dem netop nu?
- Hvad skal deltagerne forstå, føle eller gøre bagefter?
- Hvilke rammer ligger fast omkring budget, tidspunkt og geografi?
- Hvad vil få virksomheden til at betragte eventet som vellykket?
Når de spørgsmål er afklaret, bliver de kreative valg ofte lettere.
Logistik er en del af oplevelsen – også når gæsterne ikke bemærker den
De bedste logistiske løsninger er ofte dem, deltagerne aldrig tænker over.
Registreringen går hurtigt. Der er ikke kø ved garderoben. Deltagerne ved, hvor de skal være. Teknikken er klar, når oplægsholderen går på scenen, og næste programpunkt begynder uden en lang, mærkelig pause.
Alt dette kan virke sekundært sammenlignet med selve programmet. Men oplevelsen bliver påvirket af summen af de små praktiske overgange.
Det bliver særlig tydeligt ved større arrangementer.
Event Republic oplyser at have arbejdet med arrangementer fra mindre møder til konferencer med flere tusinde deltagere og fremhæver logistik og projektledelse som centrale kompetenceområder. Bureauet beskriver også en arbejdsform, hvor samme projektleder kan følge kunden gennem forløbet og i travle perioder arbejde fysisk hos virksomheden.
For virksomheden er pointen ikke nødvendigvis, at alle opgaver skal lægges eksternt. Det vigtige er at aftale ansvaret.
Hvem godkender leverandører? Hvem ejer deltagerkommunikationen? Hvem reagerer, hvis en oplægsholder aflyser dagen før? Og hvem har beslutningskompetencen, hvis programmet skal ændres under selve arrangementet?
Et event med mange leverandører kan hurtigt få flere parallelle beslutningsveje. Derfor er klare roller ofte mindst lige så værdifulde som en detaljeret tidsplan.
Brug budgettet på det, der understøtter formålet
Et stort budget garanterer ikke et stærkt event.
Der findes næsten altid flere steder at bruge penge: en dyrere lokation, større scenografi, kendte oplægsholdere, avanceret teknologi eller endnu et programpunkt. Hvis formålet ikke er tydeligt, bliver budgetdiskussionen let en konkurrence mellem idéer.
Et strategisk mål giver en bedre prioritering.
Hvis målet eksempelvis er at få medarbejdere fra forskellige lande til at samarbejde tættere, kan det være mere relevant at investere i et format, der skaber reel interaktion, end i en spektakulær scene. Skal et produkt demonstreres for kunder, kan teknik, flow og mulighed for at prøve produktet være vigtigere end omfattende underholdning.
Event Republic beskriver tilsvarende firmaevents som et muligt redskab til blandt andet at motivere medarbejdere, understøtte strategiske målsætninger og kommunikere budskaber. Bureauets liste over eventtyper spænder fra konferencer og teambuilding til gallamiddage, pressemøder, erhvervsrejser og firmafester.
Det illustrerer samtidig, hvorfor formatet ikke bør vælges først.
En konference er ikke automatisk den rigtige løsning, fordi virksomheden skal kommunikere noget vigtigt. En fest er heller ikke nødvendigvis det bedste format, bare fordi målet er at styrke sammenholdet. Formen bør vokse ud af målgruppen, budskabet og den ønskede reaktion.
Derfor kan det være nyttigt at holde fast i én sætning under hele planlægningen: Hvad skal dette element bidrage med?
Kan ingen give et godt svar, er elementet måske ikke nødvendigt.
Det gælder scenografien, underholdningen, teknologien og de ekstra programpunkter. Et arrangement bliver ikke automatisk bedre af at indeholde mere. Ofte bliver det stærkere, når de rigtige elementer får mere plads, og resten bliver valgt fra.
Så bliver eventplanlægningen heller ikke en jagt på den mest spektakulære idé. Den bliver en disciplin i at omsætte et konkret virksomhedsbehov til en oplevelse, hvor deltagernes tid bliver brugt med et tydeligt formål – og hvor det, der sker på scenen, i pauserne og mellem menneskerne, peger i samme retning.
